Amenajarea biroului de firmă - materiale și principii pentru obținerea unui rezultat optim

Imagine de Campaign Creators pe Unsplash.com

Amenajarea unui birou de firmă este foarte importantă pentru atingerea performanțelor generale ale companiei. Productivitatea angajaților crește într-un mediu modern și bine organizat, moralul acestora fiind la cote maxime. Pentru a obține rezultate impecabile, însă, este vital să se țină cont de toate detaliile, să fie identificate corect nevoile și așteptările față de acest spațiu. Numărul de angajați din firmă ce ocupă birourile trebuie să fie cel optim, bugetul disponibil să fie luat în calcul de la început, iar finisajele, decorurile, mobilierul să fie alese astfel încât să reflecte cel mai bine specificul și valorile companiei. 

Amenajarea unui birou de firmă corespunzător necesităților este detaliată în articolul de mai jos. În continuare, vei descoperi cum se face planificarea, evaluând nevoile și cerințele angajaților, precum și câteva idei de amenajare a spațiului de birouri. De asemenea, vei afla cum se face propriu-zis această amenajare, având în vedere materialele de construcție potrivite, designul interior, decorarea, mobilierul sau echipamentele adecvate, unele reguli de care trebuie să se țină cont. 

Cuprins:

1. Planificarea amenajării unui birou pentru o firmă

      1.1. Evaluarea nevoilor și a cerințelor angajaților pentru amenajarea unui birou de firmă

      1.2. Idei de amenajare a birourilor într-o firmă

      2. Amenajarea de birouri moderne într-o firmă

      2.1. Alegerea materialelor de construcție potrivite pentru amenajarea unui birou

      2.2. Designul interior și decorarea unui birou

      2.3. Selecția mobilierului și a echipamentelor adecvate în amenajarea sediului firmei

      3. Reguli în amenajarea unui birou la serviciu corespunzător

1. Planificarea amenajării unui birou pentru o firmă

Imagine de Christian Mackie pe Unsplash.com

Pentru a crea un mediu optim angajaților unei companii moderne trebuie să se aibă în vedere planificarea amenajării, de altfel, un proces destul de complex, ce cuprinde analizarea cu mare atenție a nevoilor și obiectivelor pe care le are firma. Specialiștii sunt de părere că această etapă în organizarea unui birou modern este obligatorie, deoarece trebuie să se înțeleagă încă de la început modul în care spațiul amenajat va influența starea angajaților și productivitatea lor în muncă. 

În acest sens, de maximă importanță sunt următoarele chestiuni: evaluarea nevoilor și cerințelor angajaților, analiza fluxului de muncă și a interacțiunilor pe care aceștia le au între ei, determinarea spațiului necesar, selectarea mobilierului și a echipamentelor IT și de comunicație, alegerea unui design interior care să reflecte cultura și valorile pe care le are compania. De asemenea, nu pot fi uitate nici asigurarea stării de confort și a siguranței, posibilitatea de readaptare a spațiului pe viitor în funcție de necesități și stabilirea unui buget ce trebuie să fie unul realist. 

1.1. Evaluarea nevoilor și a cerințelor angajaților pentru amenajarea unui birou de firmă

Imagine de la Pușcaș Adryan de pe Pexels.com

Înainte de a trece la executarea propriu-zisă a proiectului se impune evaluarea nevoilor și cerințelor pe care le au angajații unei firme. Practic, vor fi colectate diferite informații, vor fi aplicate chestionare în acest sens și vor fi identificate preferințele personale ale angajaților. 

• O idee excelentă de a trece efectiv la evaluarea acestor nevoi este organizarea unei întâlniri la care să participe angajații, unde vor fi încurajați să-și spună punctul de vedere referitor la ceea ce vor să îmbunătățească sau să schimbe;
• Completarea unui chestionar în care să fie introduse diferite întrebări punctuale cu privire la design, mobilier, amenajarea spațiului va fi, de asemenea, de mare folos factorilor decidenți;
• Consultarea unei echipe de specialiști în design și ergonomie va oferi siguranța că soluțiile care au fost propuse și care se vor a fi aplicate vor îndeplini standardele.

În funcție de numărul de angajați, de fluxul de muncă și de interacțiunile dintre aceștia se vor identifica punctele de întâlnire, ceea ce va contribui la aranjarea spațiului într-un mod optim și se va putea calcula exact zona de care are nevoie un departament sau ce perimetru trebuie să fie alocat unei săli de conferințe, spațiului pentru relaxare sau bucătăriei. Mobilierul trebuie să fie ergonomic și să se aibă în vedere faptul că angajații vor petrece mult timp la birou, că au nevoie de confort sporit pentru a putea evita anumite probleme de sănătate ce ar apărea în timp. 

Profilul și tipul de activitate al firmei poate să ofere informații reale despre design, dar și despre tipul de echipamente ce trebuie achiziționate pentru a putea duce la bun sfârșit diferite activități ce se desfășoară aici. Integrarea tehnologiei nu trebuie uitată, deoarece spațiul este limitat, iar la finalul amenajării s-ar putea să nu mai fie suficient loc pentru așezarea unor dispozitive, poate a unora cu gabarit mare. 

1.2. Idei de amenajare a birourilor într-o firmă

Imagine de la Proxyclick Visitor Management System de pe Pexels.com

După ce s-a făcut evaluarea necesităților, se poate trece la descoperirea diferitelor idei de amenajare a spațiului. Compartimentarea birourilor poate fi făcută în diferite moduri, astfel încât să fie de maxim ajutor în desfășurarea activității angajaților. Practic, compartimentarea se poate adapta ușor în funcție de profilul firmei, de activitățile ce se desfășoară aici, dar și de preferințele pe care le au angajații. 

Se poate opta pentru birouri deschise, cu pereți lipsă, fiind excelente pentru că permit angajaților să discute între ei sau să poată lucra la proiecte comune mult mai ușor, fără a se deplasa dintr-un loc în altul sau pentru birouri tip cabină, ce oferă un grad mare de intimitate, dar care nu interzic comunicarea între angajați. 

Birourile private pot fi create pentru a separa efectiv anumiți angajați ce au nevoie de lipsa de zgomot și de concentrare mai mare pentru efectuarea diferitelor sarcini de lucru. Un astfel de birou poate fi și cel directorial, acolo unde managerii pot să lucreze fără să fie deranjați sau pot conduce echipa în vederea atingerii diferitelor țeluri. 

2. Amenajarea de birouri moderne într-o firmă

Imagine de Adolfo Félix pe Unsplash.com

Amenajarea birourilor clasice sau moderne de la serviciu poate trece la etapa de implementare și finalizare imediat ce s-a dus la bun sfârșit planificarea corespunzătoare a proiectului. Coordonarea echipelor care se ocupă de organizare și atenția la toate detaliile de-a lungul desfășurării acestei activități vor permite obținerea la final a unui spațiu de lucru confortabil, funcțional și cu un aspect deosebit, indiferent că va fi modern sau clasic.

2.1. Alegerea materialelor de construcție potrivite pentru amenajarea unui birou

Alegerea materialelor de construcție potrivite pentru amenajarea birourilor va oferi garanția că rezultatele vor fi cele dorite de angajați sau de echipa de conducere. Acest aspect se va pune la punct încă din faza de planificare, atunci când se vor identifica nevoile angajaților. Specialiștii recomandă să se opteze pentru materiale de calitate superioară, rezistente și durabile, care să nu aibă nevoie de o întreținere complexă. În general, într-un astfel de spațiu trebuie folosite materiale rezistente la uzură, la șocuri sau la pete. 

• Pentru pereții biroului se poate opta pentru sisteme de gips-carton, deoarece sunt ușor de instalat și pot fi finisate cu tapet sau cu vopsea lavabilă;
• Tavanul poate fi acoperit de gips-carton sau de tavan fals casetat, ce oferă o suprafață uniformă. De efect sunt și panourile acustice, care vor absorbi cu eficiență zgomotul, aducând o calitate mult mai bună sunetului la interior;
• În cazul pardoselilor se poate monta parchet sau linoleum, materiale care sunt foarte rezistente și se curăță foarte ușor, mochetă sau covoare din PVC pentru spațiul destinat relaxării sau gresie în bucătărie. O idee excelentă este montarea pardoselii flotante, ce nu trebuie fixată definitiv la suprafața de sub ea, disponibilă pe piață într-o varietate largă de materiale și finisaje;

Imagine de la CadoMaestro de pe Pexels.com

• Ferestrele trebuie să fie largi, de preferință din geam termopan, deoarece au izolare termică și fonică excelentă, iar ușile să ofere intimitatea dorită;
• Nu pot fi uitate plintele ce finisează marginea pardoselii și care aduc o imagine plăcută interiorului și nici profilele decorative de maxim impact;
• Iluminatul trebuie să fie unul adecvat pentru a permite angajaților să-și desfășoare munca așa cum se cuvine. Un rol important îl au corpurile și sursele de iluminat din sediul firmei. Acestea vor avea un aspect estetic plăcut și un grad de luminozitate corespunzător activităților desfășurate aici. De asemenea, prizele și întrerupătoarele adecvate stilului în care sunt amenajate birourile sunt de mare folos;
• În zona băii se vor adăuga obiectele sanitare necesare (toaletă, chiuvetă etc.), dar și dozatoare de hârtie igienică, uscătoare de mâini electrice, dispensere de săpun.  

2.2. Designul interior și decorarea unui birou

Imagine de la Proxyclick Visitor Management System de pe Pexels.com

Designul interior trebuie să reflecte cultura și valorile companiei, să fie realizat în culori care să fie compatibile cu misiunea acesteia și care să imprime sediului o atmosferă luminoasă și foarte plăcută. În acest sens trebuie să se utilizeze obligatoriu culori luminoase, atât pentru pardoseală, pereți sau tavan, cât și pentru mobilier sau corpurile de iluminat. 

Integrarea elementelor naturale vor aduce în interior senzația de liniște, calm, relaxare, dar și de prospețime și vitalitate. Câteva plante verzi bine plasate, pietre rotunde de mărimi diferite sau  crengi uscate, puse în recipiente mari vor crea o atmosferă mult mai plăcută, cu siguranță, invitând angajații să se simtă bine la serviciu. Decorarea spațiului poate fi completată cu tablouri interesante, cu ceasuri de perete sau cu alte obiecte decorative.

Stilurile alese pentru amenajare pot fi diverse, în funcție de preferințe:

• Stilul modern va cuprinde culori neutre, linii simple, materiale moderne (sticlă, oțel, lemn, inox), mobilier minimalist, lumină naturală, iluminat artificial modern (plafoniere LED, lampadare), zonare inteligentă a spațiului, tehnologie modernă și integrată;
• Stilul vintage permite așezarea mobilierului din lemn masiv și selectarea culorilor calde;
• Stilul nonconformist dă posibilitatea de a ieși din acele tipare clasice și de a face ceva mult mai îndrăzneț. Mobilierul poate avea forme neobișnuite și decoruri inovative;
• Stilul industrial vine cu nuanțe de culori specifice, cu structuri expuse, mobilier robust și funcțional, accente metalice, dar și cu accesorii diverse (ceasuri de perete, oglinzi cu ramă metalică, cărucioare din metal, tablouri cu temă industrială etc.);
• Stilul feng-shui este din ce în ce mai popular, evidențiindu-se prin armonie și echilibru. Se evită supraîncărcarea cu mobilier și obiecte în exces, dar și culorile excesiv de vibrante sau cele mult prea agresive. 

2.3. Selecția mobilierului și a echipamentelor adecvate în amenajarea sediului firmei

Imagine de la Product School de pe Pexels.com

Selectarea mobilierului pentru birourile unei firme se face în funcție de anumite aspecte: nevoile angajaților, starea lor de sănătate, calitate, grad de rezistență, estetică etc. Practic, se optează pentru acele soluții care se potrivesc necesităților, implicând angajații în procesul de selecție și solicitând feedback-ul acestora. Pentru a achiziționa mobilierul și echipamentele adecvate se va alcătui un buget realist, avându-se în vedere costurile de achiziție, dar și cele de întreținere. 

Mobilierul ergonomic este important pentru productivitate, sănătate și satisfacția angajaților. Cele mai bune produse sunt scaunele de birou ce se reglează pe înălțime și la spătar, dar și mesele de birou cu reglaj pe înălțime, ce oferă posibilitatea obținerii unei posturi optime. Mesele și dulapurile din firmă trebuie să aibă spații de depozitare. Pentru zonele de relaxare și de bucătărie va fi nevoie de canapea sau fotolii confortabile, scaune și mese pentru servire, dar și de diferite dispozitive electrocasnice pentru încălzit sau gătit, pentru prepararea cafelei etc. În zona de recepție va fi pus mobilier adecvat, scaune pentru clienți și personal. 

Birourile moderne pot necesita prezența diferitelor echipamente, în funcție de tipul de activitate pe care îl desfășoară: calculatoare, laptopuri, imprimante, scaner, telefoane, proiector, ecran de proiecție, tablou magnetic, sisteme de stocare și de back-up, echipamente de securitate (camere video, senzori, sistem de alarmă, control acces), dar și echipamente de curățenie și de întreținere.  

3. Reguli în amenajarea unui birou la serviciu corespunzător

Imagine de Domingo Alvarez E pe Unsplash.com

Un spațiu modern de birouri nu poate deveni realitate fără atenție sporită la diferite detalii și fără planificarea tuturor etapelor ce trebuie parcurse pentru o amenajare corespunzătoare. Câteva reguli trebuie urmate cu exactitate, astfel încât rezultatele să fie unele deosebite:

• Planificarea este necesară pentru a ști exact cât spațiu trebuie să aibă zonele de birou individuale, cele destinate întâlnirilor cu clienții sau cu angajații sau cele de relaxare;
• Culorile alese trebuie să fie neutre, luminoase, să imprime o atmosferă plăcută și deschisă, iar materialele și textilele să aducă un plus de personalitate sau de vibrație;
• Ergonomia nu poate fi uitată, deoarece mobilierul de acest fel oferă posibilitatea ca angajații să nu aibă nevoie de concedii medicale pentru diferite probleme de sănătate ce ar putea apărea în timp;
• Zonarea spațiului este eficientă. În acest sens se pot folosi diferite panouri de separare, plante de decor, mobilier, creându-se locuri speciale pentru lucru, întâlniri, relaxare, gătit etc.;
• Tehnologia trebuie integrată bine în interior;
• Prizele să fie așezate la îndemâna angajaților, astfel încât să nu fie nevoie să se facă diferite artificii, unele dintre ele poate periculoase;
• Alegerea pardoselii va fi adaptată tipului de activitate desfășurată în birou. Pardoseala trebuie să ofere confort și să fie rezistentă la uzură. Unele podele au nevoie de îngrijire periodică, altele trebuie curățate în fiecare zi. De exemplu, dacă se optează pentru mochetă, aceasta trebuie aspirată și curățată pentru a nu favoriza apariția diferiților alergeni sau a prafului în exces. De asemenea, pardoseala aleasă trebuie să se potrivească esteticii biroului, ceea ce înseamnă că se vor avea în vedere culorile și texturile acesteia;
• Alegerea surselor de iluminat pentru birou permite crearea unei atmosfere plăcute și obținerea productivității sporite. Va fi nevoie de iluminare generală, luminozitate reglabilă, de corpuri de iluminat pentru accent sau ambiental. Aceste surse nu trebuie să creeze orbire sau reflexii pe ecrane.

În concluzie, amenajarea biroului de la firmă trebuie să se realizeze obligatoriu cu materiale de cea mai bună calitate, rezistente și durabile, luându-se în considerare sfaturile specialiștilor și nevoile angajaților. În acest mod, productivitatea companiei va crește, iar satisfacția angajaților va urca la cote înalte.